Dışişleri Bakanlığı Taşımacılığı: Birim, Arşiv ve Personel Taşıma Planı

Dışişleri Bakanlığı Taşımacılığı

Bu kurumdan bir birim ya da çalışan taşınırken ilk neyi planlamalısınız? Dışişleri Bakanlığı Taşımacılığı, en önce hangi birimin hangi gün hizmet vermeye devam edeceğinin yazılı listesiyle başlar. Ankara'da kurulmuş bir bakanlık olarak kamu kurumu niteliği taşıdığı için takvim, onay zinciri ve alım süreci baştan hesaba katılmalıdır.

Somut bir örnek verelim: iki ayrı yerdeki bölge müdürlüğünün tek binada birleştirildiğini düşünün. Bu durumda önce her müdürlüğün masa, dolap ve arşiv envanteri çıkarılır, ardından birimler hafta hafta sıraya dizilir. Euronak gibi bir firma, talep edildiğinde bakanlık taşımacılığı işini üstlenebilir; iki şehir arasındaki hareket ise şehirlerarası ofis taşıma olarak planlanır. Keşif ücretsizdir, fatura kurum adına düzenlenebilir.

Dışişleri Bakanlığı Yurt Dışı Temsilcilik Taşıma

Yurt dışı temsilcilik taşıması, büyükelçilik ya da konsolosluk ofisinin ve oradaki personelin eşyasının bir ülkeden diğerine ya da Türkiye'ye taşınmasıdır; bu işte asıl belirleyici olan gümrük evrakıdır. Eşya listesi, beyan değeri ve varış ülkesinin kuralları taşıma başlamadan önce netleşmelidir.

Ofis tarafında mobilya, dosya dolabı ve makine envanteri odalara göre etiketlenir. Çalışanın göreve gidiş ya da dönüşündeki ev eşyası ayrı bir sevkiyat olarak ele alınır. Uluslararası taşımada dünyanın tüm ülkelerine gönderim yapılabilir. Temsilcilik ofisleri için konsolosluk taşıma planı hazırlanırken sandıkların QR kodlu etiketi, sevkiyatın nerede olduğunu izlemenizi kolaylaştırır.

Dışişleri Bakanlığı Arşivleme Hizmeti

Arşivleme, gizlilik dereceli ve kişisel veri içeren evrakın kaybolmadan, karışmadan ve kayıt altında taşınmasını sağlayan iştir; bir bakanlık için en hassas bölümdür. Çoğu kurumda dosya planı ve imha kuralları vardır, bu yüzden koliler plana göre doldurulmalı ve kurumun kendi görevlisi tarafından kontrol edilmelidir.

Mühürlenebilir arşiv kolileri bu iş için kullanılır. Her kolinin üstünde birim adı, dosya planı kodu ve sıra numarası bulunur. Taşıma ekibi içeriği görmez, görevli kolileri sayar ve tutanağı imzalar. Daha geniş bir hacim için arşiv taşımacılığı ayrı bir takvimle yürütülebilir.

• Kolileri dosya planına göre doldurun ve sıra numarası verin.
• Kapatılan her koliyi mühürleyin, mühür numarasını tutanağa yazın.
• Yükleme ve teslimde kurum görevlisi sayımda hazır bulunsun.
• Gizlilik dereceli evrakı diğer kolilerden ayrı araca yükleyin.

Dışişleri Bakanlığı Bilgi İşlem ve Sunucu Taşıma

Bilgi işlem taşıması, bilgisayar, yazıcı, sunucu ve ağ dolaplarının veri kaybı olmadan sökülüp yeniden kurulmasıdır. Sıra konusunda kararı kurumun bilgi işlem ekibi verir; paketleme o ekibin kapatma sırasına göre ilerler. Verilerin yedeği ve disklerin durumu da bu ekibin sorumluluğundadır.

Cihazlar kapatıldıktan sonra kablolar etiketlenir, ekranlar köpük koruyucuyla, sunucular balonlu naylon ve özel kesim kartonla sarılır. Plastik taşıma kasaları küçük cihazlar içindir. Bilgisayar taşımacılığı işinde söküm ve kurulumu taşıma ekibi yapar; ağ bağlantısının devreye alınması ise kurum ekibinde kalır.

• Kapatma sırasını bilgi işlem ekibiyle önceden yazılı hale getirin.
• Her kabloya ve porta etiket takın, fotoğrafını çekin.
• Sunucu ve ağ dolaplarını ayrı araçta, sabitlenmiş şekilde taşıyın.
• Kurulumdan sonra cihaz listesini teslim sırasında birlikte kontrol edin.

Dışişleri Bakanlığı Personel Ev Eşyası Taşıma

Tayin ve atamayla şehir değiştiren kamu personelinin ev eşyası taşıması, göreve başlama süresine yetişmesi gereken bir iştir; plan bu tarihten geriye doğru kurulur. Ankara'ya gelen ya da Ankara'dan ayrılan çalışan için bu iş, şehirlerarası taşıma olarak değerlendirilir.

Eşyalar kapitone battaniye, streç film ve balonlu naylonla korunur, giysiler askılı elbise kolisine alınır. Mobilya sökümü ve kurulumu taşıma ekibi tarafından yapılır. Şehirlerarası evden eve nakliyat için yeni evin hazır olup olmadığı önceden netleşmelidir. Euronak'ın İstanbul'dan, İstanbul'a ya da İstanbul içindeki taşımalarda da aynı plan geçerlidir.

• Atama tebliğinden sonra en geç birkaç gün içinde keşif tarihi alın.
• Beyan değerini eşya listesine göre belirleyip sigorta poliçesini yaptırın.
• Yeni adresteki asansör ve park durumunu taşıma gününden önce bildirin.

Dışişleri Bakanlığı Bürokrat ve Yönetici Ev Eşyası Taşıma

Üst düzey bir kamu yöneticisinin ev taşıması, mahremiyetin ve değerli eşyanın korunmasının öne çıktığı bir iştir. Ekibin sayısı ve çalışma saati önceden belirlenir; adres bilgisi yalnızca işle ilgili kişilerde kalır. Mesai dışı ya da hafta sonu çalışma da önceden planlanarak yapılabilir.

Tablo, halı ve heykel gibi sanat eseri niteliğindeki parçalar köpük koruyucu, özel kesim karton kaplama ve gerektiğinde ahşap sandıkla paketlenir. Kıymetli küçük eşya QR kod etiketli kontrplak sandıkta taşınır. Lojmana ya da konuta geçişte kapı genişliği ve asansör ölçüsü önceden kontrol edilir, gerekirse dış cephe mobil asansörü kullanılır.

Dışişleri Bakanlığı Depolama Hizmeti

Ara depolama, bina tadilatı ya da birim birleşmesi sırasında mobilya, arşiv kolisi ve personel eşyasının geçici olarak güvenli bir yerde bekletilmesidir. Euronak'ın depolama hizmeti yalnızca İstanbul'daki 3.000 m² kapalı depoda verilir. Bu nedenle Ankara'dan gelecek eşya için şehirlerarası sevkiyat süresi de plana eklenmelidir.

Mobilyalar battaniyeyle sarılıp gruplanır, arşiv kolileri mühürlü haliyle raflanır ve her palet envanter listesine bağlanır. Ofis depolama süresi, tadilatın bitiş tarihine göre belirlenir. Dışişleri Bakanlığı Taşımacılığı içinde depodan çıkış sırası, yeni binadaki birim yerleşim planıyla uyumlu olmalıdır.