Kurumsal & Ticari Taşıma
Arşiv Taşımacılığı
Arşiv Taşımacılığı: Kutu Sırası Bozulmadan Yeni Binaya
Arşiv taşımacılığı, klasör, dosya kutusu ve evrak raflarının bir binadan diğerine sırası bozulmadan nakledilmesidir. Euronak, kutuları numaralayıp sayım tutanağı tutar, evrakı kilitli araçla taşır ve rafları yeni arşiv odasında yeniden kurar.
Arşiv odası dolu, yeni ofis hazır ve taşınma tarihi belli. Ama kimse raflardaki dosyaların hangi sırayla dizildiğini kâğıda dökmemiş. Arşiv taşımacılığı talep eden kurumların çoğu tam bu noktada bize ulaşıyor. Muhasebe klasörleri, personel dosyaları, sözleşme kutuları yıllar içinde kendi düzenini oluşturmuştur ve taşınma bu düzeni bozmamalıdır.
Taşıma günü yaşanan asıl sorun ağırlık değil, karışıklıktır. Bir kutunun yanlış rafa gitmesi, sonradan haftalarca dosya aramak demektir. Bu yüzden İstanbul içindeki arşiv nakillerinde işe kutuyu kaldırmadan önce başlıyoruz: raf düzenini kaydediyor, kutuları numaralıyor ve her aşamayı yazılı hale getiriyoruz. Evrak taşıma ile dosya taşıma aynı disiplinle yürür.
Raf ve Kutu Sırası Nasıl Korunur
Sıra korumanın ilk adımı boşaltmadan önce raf haritası çıkarmaktır. Hangi raf, hangi göz, hangi kutu diye gidilir ve her kutuya oda adının yanında numarası yazılan etiket yapıştırılır. Aynı numara yeni arşiv odasındaki hedef rafa da işlenir.
Kutular araca raf sırasına göre yüklenir ve aynı sırayla indirilir. Zayıflamış karton kutular Euronak bantlı özel kesim karton ya da yeniden kullanılabilir plastik kasa ile güçlendirilir. Dağılmış klasörler streç filmle toplanır, böylece sayfalar yer değiştirmez.
Sayım Tutanağı ve Gizlilik Şartları
Yükleme bittiğinde kutu numaraları tutanakla sayılır, teslimde aynı liste yeniden okunur. Eksik ya da fazla kutu varsa bu tutanak üzerinden hemen görülür. Tutanak, kurumun iç denetimi için de elde kalan bir belge olur.
Kişisel veri ve ticari sır içeren evrak, kapalı ve kilitli kasada taşınır. Yükleme ve boşaltma sırasında kutular açık alanda bekletilmez, araç başında personel eksik edilmez. Gizlilik sözleşmesi taşıma öncesinde imzalanır. Kamu kurumlarının evrak nakli gibi hassas işlerde de bakanlık taşımacılığı tecrübesindeki aynı kontrol mantığını uygularız.
Taşıma Sürerken Aranan Dosyaya Ulaşmak
Taşınma haftasında bir dava dosyası, vergi evrakı ya da personel özlüğü aniden gerekebilir. Kutular numaralı ve kayıtlı olduğundan hangi kutunun nerede olduğu, araçta mı yoksa yeni odada mı bulunduğu tutanaktan öğrenilir.
Acil ihtiyaç doğabilecek kutular için baştan ayrı bir öncelik listesi yapılır. Bu kutular ilk seferde taşınır ve yeni binada ilk kurulan rafa yerleştirilir. Böylece kurumun günlük işi aksamadan sürer.
Arşiv Rafları ve Yeni Odada Kurulum
Metal raf sistemleri çoğu zaman kutulardan önce boşaltılır, sökülür ve parçaları numaralanarak taşınır. Vidalar ve bağlantı parçaları ayrı kasada tutulur. Sökümü ve kurulumu Euronak personeli yapar, ayrı bir usta aramanız gerekmez.
Yeni odada raflar kurulduktan sonra kutular haritaya göre yerleştirilir. Arşiv ofisle birlikte taşınıyorsa işi ofis taşıma planına bağlarız. Kitap ve dergi koleksiyonu içeren bölümler için ise kütüphane taşıma yöntemi uygundur. Taşınma sonrası uzun süre saklanacak evrak için arşiv depolama seçeneği ayrıca değerlendirilir.
Hizmete dahil olanlar
Raf haritası ve numaralama
Boşaltma öncesinde raf düzeni kaydedilir, her kutuya numara verilir ve yeni odadaki hedef rafı etikete işlenir.
Sayım tutanağı
Yükleme ve teslimde kutu numaraları liste üzerinden sayılır, eksik ya da fazla kutu varsa anında fark edilir ve kayda geçer.
Kilitli araçla nakil
Evrak kapalı kasalı, kilitli araçta taşınır; yükleme ve boşaltma sırasında kutular açıkta bekletilmez.
Raf söküm ve kurulum
Metal ve ahşap arşiv rafları sökülür, parçalar numaralanır ve yeni arşiv odasında yeniden kurulur.
Koruyucu ambalaj
Zayıf kutular kasaya alınır, dağılabilecek klasörler streç filmle bağlanır, kutu etiketleri oda adıyla yazılır.
Taşıma günü nasıl ilerler
- 1
Yerinde keşif
Arşiv odası gezilir, raf ve kutu miktarı ile erişim koşulları görülür. Kurumun öncelikli dosyaları ve gizlilik gereksinimleri bu aşamada belirlenir.
- 2
Etiketleme ve paketleme
Kutular numaralanır, raf haritası çıkarılır. Dayanıksız kutular güçlendirilir ve sıra bozulmasın diye raf düzeninde gruplanır.
- 3
Kilitli yükleme ve nakil
Kutular sıraya göre araca alınır, tutanakla sayılır ve kilitli kasada taşınır. Gerekirse dış cephe mobil asansörü kullanılır.
- 4
Teslim ve yerleşim
Raflar kurulur, kutular haritaya göre dizilir ve sayım listesi teslimde yeniden okunarak kurum yetkilisine imzalatılır.
Fiyatı belirleyen unsurlar
Kutu ve raf miktarı
Taşınacak kutu sayısı ile sökülecek raf adedi iş süresini ve araç ihtiyacını belirleyen ana kalemdir.
Bina erişimi
Asansör olmayan, dar merdivenli ya da yük girişi kısıtlı binalarda ek ekipman veya dış cephe asansörü gerekebilir.
Mesafe ve güzergâh
İstanbul içi kısa nakil ile şehirlerarası taşıma arasında araç, süre ve yakıt farkı fiyata doğrudan yansır.
Kurulum kapsamı
Rafların sökülüp kurulması, kutuların yeni odaya haritaya göre yerleştirilmesi ve ek ambalaj ihtiyacı teklife eklenir.
Sahadan gerçek fotoğraflar
Sık sorulan sorular
Karışmaması için taşıma öncesinde raf haritası çıkarılır ve her kutuya numara verilir. Kutular araca raf sırasıyla yüklenir, yeni odada aynı sırayla yerleştirilir. Teslimde numara listesi yeniden okunur. Bir kutu yer değiştirse bile tutanaktan hemen bulunur.
İlgili Hizmetler
