Kurumların Taşınma Gündemi: Genel Müdürlükten Çalışan Evine Tek Plan

Türkiye’nin önde gelen kurumlarının tercihi Euronak

Bir kurumsal taşınmanın değeri, son eşyanın araçtan indirilmesiyle ölçülemez. Bir departmanın dosyasını bulabilmesi, şubenin doğru demirbaşı teslim alması ve çalışan ailesinin yeni evine yerleşebilmesi de planın parçasıdır. Euronak’ın kurumsal referansları, farklı çalışma düzenlerine sahip kurumları bir araya getirir. Bu yazı, söz konusu referanslar bağlamında genel müdürlük taşımacılığı, Kurumsal Ofis Taşıma Hizmeti, şube nakli, arşiv taşıma ve depolama ile şirket çalışanlarının eşya nakliyesinin nasıl planlanacağını açıklar.

Aşağıdaki kurum adları Euronak tarafından paylaşılan referans listesidir. Liste, her kuruma burada anlatılan hizmetlerin tamamının verildiği veya devam eden münhasır bir sözleşme bulunduğu anlamına gelmez. Kuruma özgü proje tarihi, adres, taşınan miktar ve operasyon sonucu açıklanmamaktadır. Hizmet anlatımları birer planlama rehberidir; adı geçen kuruluşlar adına verilmiş açıklamalar değildir.

Kurumsal referanslarımız: farklı sektörler, farklı teslim öncelikleri

Ulaşım ve hareketlilik alanındaki referanslarımız arasında Türk Hava Yolları, TGS, TCDD, Pegasus, Çelebi, TruKKer ve BinBin yer alır. Bu alandaki idari ofis taşınmalarında vardiya teslimi, bina giriş yetkileri ve birimlerin erişebileceği evrakın ayrılması önem taşır. Ofis eşyası taşıma planı; uçak, tren, operasyon aracı veya özel saha ekipmanının nakliyle aynı kapsamda değerlendirilmemelidir.

Otomotiv markaları Hyundai, Mercedes-Benz, Rolls-Royce, Jaguar, Jeep, Tesla, Togg, Škoda ve Volkswagen de referans listemizde bulunur. Otomotiv sektöründeki idari ofis ve şube projelerinde masa, dolap, tanıtım malzemesi ve dosyaların hedef alanları ayrı belirlenmelidir. Bu rehberdeki eşya taşımacılığı anlatımı, söz konusu markaların otomobillerinin veya üretim hatlarının taşındığına dair bir iddia değildir.

Petrol Ofisi, BP, Shell, ZES, TEİAŞ, ASPİLSAN, ASELSAN, ARGO-HYTOS, Sony, Siemens ve Philips referanslarımız arasında yer alan diğer isimlerdir. Enerji, sanayi ve teknoloji kurumlarında idari demirbaşlar ile özel teknik ekipmanlar birbirinden ayrılmalıdır. Akü, kimyasal veya tehlikeli madde bulunması hâlinde standart ofis nakliyesi teklifi yeterli kabul edilmez; uygunluk ve sorumluluklar ayrıca değerlendirilir.

Paşabahçe, Levi's, ZARA, Papara, Logo Yazılım, Zorlu, Zeren Group, Koç Holding, KİPTAŞ ve Bilişim Vadisi farklı kurumsal ihtiyaçlarla referans listemizde yer alır. Perakendede şube kodu ve ürün-demirbaş ayrımı; yazılım ve finans odaklı çalışma alanlarında ise cihaz kaydı ve veri erişimi ön plana çıkar. Holding yapılarında aynı binada bulunan farklı şirketlerin eşyalarını tüzel kişilik ve teslim sorumlusu bazında ayırmak gerekir.

Türkiye Noterler Birliği, Sağlık Bakanlığı, Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı, İstanbul Üniversitesi, Marmara Üniversitesi, TDV, Boğaziçi Vakfı, Diplomasi Vakfı, Yenidoğu Okulları ve YETEV de paylaşılan referanslarımızdır. Eğitim, kamu ve vakıf yapılarında arşiv erişimi, birimler arası devir ve hassas evrakın korunması ortak planlama başlıklarıdır. Belgenin saklama süresi veya imhası taşıma firmasının tek başına vereceği bir karar değildir.

Referans listemiz SIFI Group, SİGMA, Densay ve Bigdata isimlerini de içerir. Kurumsal taşınmada yalnız marka adını bilmek yeterli değildir: teklif hazırlanırken doğru şirket unvanı, taşınacak birim, fatura bilgisi ve teslim yetkilisi ayrıca teyit edilir. Böylece benzer isimli kuruluşların evrak ve demirbaş kayıtlarının birbirine karışması önlenir.

Genel müdürlük taşımacılığı: önce hangi birim çalışmaya başlayacak?

Genel müdürlük taşımacılığında tek bir taşınma tarihi belirlemek başlangıç için yeterli değildir. Yönetim, insan kaynakları, finans, satın alma ve diğer departmanların ihtiyaç duyduğu eşyalar farklıdır. Hangi birimin eski adreste en son ayrılacağı ve yeni adreste önce kurulacağı kararlaştırılmalıdır. Kritik bir dosya dolabının son sevkiyata kalması, bütün mobilyalar yerleşmiş olsa bile ilgili departmanın çalışmasını geciktirebilir.

Euronak ile holding ve genel müdürlük taşıma planı hazırlanırken eski ve yeni kat planları aynı eşya kodları üzerinden eşleştirilir. Bir mobilyanın sökümünü, parçalarının paketlenmesini, teslim yerini ve montaj sorumluluğunu birlikte yazmak, yeni binada yeniden karar verme ihtiyacını azaltır. Çıkış ve giriş binalarındaki asansör rezervasyonu, yükleme alanı ve yönetim izinleri de takvime dahil edilmelidir.

• Departman sorumlusu, hedef kat ve oda kodunu belirleyin.
• Taşınacak, depolanacak ve yerinde kalacak eşyaları ayırın.
• İlk gün gerekli evrak ve çalışma araçları için öncelikli teslim listesi çıkarın.
• Bina boşaltma kontrolü ile yeni yerde teslim kabulünü ayrı kayda bağlayın.

Kurumsal Ofis Taşıma Hizmeti: demirbaş ve bilgi işlem sınırını netleştirmek

Kurumsal Ofis Taşıma Hizmeti, masaları yeni adrese götürmekten daha ayrıntılı bir iştir. Çalışma istasyonu bazında masa, sandalye, ekran, bağlantı parçaları ve kişisel çekmece içeriği farklı sorumlulara ait olabilir. Ortak kullanım cihazları ve toplantı odası ekipmanları ayrıca kayıt altına alınmalıdır. Her parçaya gereksiz kişisel bilgi yazmak yerine iç listede eşleşen kodlar kullanılması daha kontrollü bir yöntemdir.

Ofis taşımacılığı içindeki cihazların fiziksel nakli ile ağ kurulumu, kullanıcı erişimi ve veri yedekleme aynı işlem değildir. Kurumun bilgi işlem yetkilisi kapatma, yedekleme ve yeniden devreye alma sırasını belirlemelidir. Bilgisayar taşımacılığı teklifinde seri numarası kaydı, ambalaj, teslim noktası ve varsa teknik ekip koordinasyonu açıkça yazılmalıdır. Kesintisiz çalışma sözü vermek yerine hangi işlevin ne zaman kontrol edileceğini tanımlamak daha anlamlıdır.

Şube taşımacılığı: tek merkeze değil, doğru adrese doğru paket

Şube taşımacılığında en sık gözden kaçan konu, aynı türdeki demirbaşların farklı teslim noktalarına gidebilmesidir. Kapatılan bir şubenin masaları başka şubeye, arşivi depoya, bazı ekipmanları genel müdürlüğe yönlendirilebilir. Bu nedenle yalnız eşya türüne göre değil, hedef şube koduna göre de ayrım yapılmalıdır. Çıkış listesinde hedefi belli olmayan bir eşyanın yükleme sırasında kararlaştırılması hata riskini artırır.

Şirket taşıma ve mağaza taşıma kapsamı belirlenirken stok ürünleri, teşhir malzemeleri ve demirbaşlar ayrı listelenir. Alışveriş merkezi veya plaza içindeki şubelerde mal kabul kapısı, teslim saatleri ve yük asansörünün kullanılabilirliği teyit edilir. Birden fazla ile sevkte her şubenin teslim yetkilisi ve adres hazırlığı bağımsız kontrol edilir; tüm şubelerin aynı anda hazır olduğu varsayılmaz.

Arşiv taşıma: koli sayısı doğru olsa da dosya kaybolabilir

Arşiv taşımacılığında amaç yalnız fiziksel kaybı önlemek değil, dosyanın yeni adreste bulunabilir kalmasını sağlamaktır. Raf sırası, dosya grubu ve kutu kodu korunmadan yapılan kolilemede bütün koliler teslim edilmiş olsa bile bir belgenin bulunması güçleşebilir. Önce mevcut dizin ve yeni yerleşim ilişkisi kurulmalı; aktif kullanımda olan dosyalar uzun süre erişilmeyecek arşivden ayrılmalıdır.

Arşiv taşıma için dış etikette belge içeriğini ifşa etmeyen bir kodlama tercih edilebilir. Kodu gerçek dosya içeriğine bağlayan listenin kimde tutulacağı ve kimlerin teslim alabileceği kurum tarafından belirlenmelidir. Mühür veya kapatma yöntemi kullanılıyorsa kontrol noktaları, teslimdeki sayım ve istisna kaydı önceden tanımlanır. Evrakın dijitalleştirilmesi, saklama süresinin tayini ve imhası, fiziksel nakliyenin kendiliğinden bir parçası değildir.

İstanbul’da arşiv ve ofis eşyası depolama: erişim planı da sözleşmenin parçası

Yeni ofisin tadilatı bitmemişse veya şube eşyalarının bir kısmı daha sonra kullanılacaksa depolama bir geçiş adımı olabilir. Euronak’ın 3.000 m² depolama alanı İstanbul’dadır. Türkiye’nin 81 iline taşımacılık yapılması, her ilde depo veya şube bulunduğu anlamına gelmez. Kurumsal Eşya Depolama planında saklama süresi, giriş envanteri ve yeniden sevk edilecek adres birlikte değerlendirilir.

Arşiv depolama talebinde belirli bir kutuya erişim ihtiyacı, ofis depolama talebinde ise kısmi mobilya çıkışı ayrıca konuşulmalıdır. Bir kutunun depodan çıkmasıyla kalan envanter güncellenir; yeniden sevk, ilk girişin tersine çevrilmiş bir kopyası değildir. Teslim yetkisi, erişim bildirimi, olası elleçleme ve nakliye bedelleri sözleşmede ayrıştırılmalıdır. Belgeye özel nem, sıcaklık veya başka saklama şartı varsa uygunluğu ayrıca doğrulanmalı; standart alanın bütün arşiv türlerine uygun olduğu varsayılmamalıdır.

Depolamada ambalaj eşyanın üzerinde kaldığı için sıfır, yani yeni ambalaj kullanılır. Bu hizmetin ambalaj kapsamı yerel nakliye paketlemesiyle aynı kabul edilmez. Eşya Depolama teklifinde koruma yöntemi, paketleme bedeli ve çıkış sırasında yapılacak işler açıkça belirlenmelidir.

Şirket çalışanlarının eşya nakliyesi: insan kaynakları ile aile takvimini buluşturmak

Görev yeri değişen bir çalışanın taşınması, şirketin satın alma süreciyle ailenin günlük yaşamını birleştirir. İşe başlama tarihi, mevcut evden çıkış ve yeni konutun hazır olması farklı günlere denk gelebilir. İnsan kaynakları tarafından onaylanan hizmet sınırı ile çalışanın istediği ilave hizmetler baştan ayrılmalıdır. Faturanın kuruma düzenlenmesi, kişisel eşya listesinin gereksiz kişilerle paylaşılmasını gerektirmez.

Evden Eve Nakliyat planında çalışanla eşya keşfi ve adres erişimi görüşülür; şirket yetkilisiyle onay, ödeme ve kapsam konuşulur. Yeni konut hazır değilse İstanbul’da geçici Eşya Depolama ayrıca planlanabilir. Bütün bir ev yerine birkaç koli veya mobilya taşınacaksa Parça Eşya Nakliyesi değerlendirilir. İşverenin karşıladığı hacim, ilave durak, profesyonel kolileme ve montaj talepleri yazılı olarak ayrıldığında teslim günündeki belirsizlik azalır.

İstanbul’un iki yakası ve 81 il için aynı kontrol disiplini

Maslak, Levent ve Şişli’deki plaza taşınmaları ile Kadıköy, Ataşehir, Ümraniye veya Tuzla’daki iş yeri taşınmaları aynı erişim koşullarına sahip değildir. Avrupa ve Anadolu Yakası arasında sevkte bina yönetiminin izin verdiği saat, yükleme alanı ve güzergâh birlikte ele alınır. İstanbul ofis taşımacılığında yalnız mesafeye bakarak süre ve fiyat belirlemek yeterli değildir; kat, bina erişimi ve ambalaj ihtiyacı da keşfin parçasıdır.

Ankara, İzmir, Bursa, Kocaeli ve Türkiye’nin diğer illerine şehirler arası ofis taşıma veya şehirler arası Evden Eve Nakliyat planlanırken alıcı adresin hazır olduğu ayrıca teyit edilir. 81 il hizmet kapsamı, günlük sefer veya sabit teslim süresi taahhüdü değildir. Parça Eşya Nakliyesi için birleştirilmiş sevk seçeneği değerlendirilse bile eşya ayrımı, teslim aralığı ve alıcı iletişimi önceden netleştirilmelidir.

Kurumsal teklif dosyasında neler bulunmalı?

Karşılaştırılabilir bir teklif için bütün firmalara aynı kapsamı iletmek gerekir. Yalnız ‘ofis taşınacak’ şeklindeki bir talep; arşivin kolilenmesi, dolapların sökülmesi veya depoya gidecek parçaların ayrılması konusunda yeterli bilgi vermez. Hizmet sınırı açık olduğunda fiyat farkının nakliyeden mi, ambalajdan mı, ek teslimden mi kaynaklandığı görülebilir.

Standart yerel paketlemede hacimli eşyanın paketlenmesi ücretsizdir; streç, bant ve yatak kılıfı gibi koruyucu ekipmanı Euronak sağlar. Paketleme müşteriye aitse karton koli ve ek ambalaj kâğıdı verilmez; koli, ambalaj kâğıdı ve balonlu naylon ek ücretle sağlanır. Profesyonel kolileme ve depolama ambalajı ayrıca netleştirilmelidir. Sigorta teklif ediliyorsa beyan değeri, istisnalar ve hasar bildirimi yöntemi yazılı kapsamdan incelenmelidir.

• Çıkış ve varış adresleri, katlar, yük asansörü ve park mesafesi
• Genel müdürlük, şube, arşiv ve çalışan eşyası için ayrı envanterler
• Söküm, montaj, kolileme ve teknik işlemlerin sorumluları
• Depolanacak eşya, tahmini süre, erişim ve kısmi çıkış ihtiyacı
• Teslim yetkilileri, kabul ölçütleri, ek iş onayı ve fiyat kalemleri

Teslim kabulü: araç boşaldığında değil, kayıt kapandığında tamamlanır

Teslim kontrolü yeni adreste koli sayımıyla başlar; oda ve departman eşleşmesiyle devam eder. Eksik bağlantı parçası, yanlış odaya yerleşen dolap veya hasar şüphesi varsa ilgili eşya koduyla kayıt açılır. Genel müdürlük, şube ve çalışan eşyalarının kabulünü aynı kişi yapmak zorunda değildir. Her teslim sorumlusunun kendi kapsamını kontrol etmesi daha izlenebilir bir kapanış sağlar.

Euronak’tan Kurumsal Ofis Taşıma Hizmeti, arşiv taşıma ve depolama ya da çalışan Evden Eve Nakliyat planı isterken başlangıç için eşya listesi, adresler ve hedef dönemi paylaşabilirsiniz. Kişisel veriler ve hassas dosya içerikleri yerine ilk aşamada operasyonu tanımlayan bilgileri kullanın. Keşif ve yazılı kapsam üzerinden ilerlemek, referans listesindeki bir kurumun koşullarını kendi projenize aynen uyarlamaktan daha doğru bir karar zemini oluşturur.