Arşiv Depolama

Evrak depolama için kutu numarası ve envanter nasıl tutulur

Arşivin işe yarar olması, içindekinin bilinmesine bağlıdır. Teslim aldığımız evrak önce müşterinin kendi klasör düzenine göre ayrılır, sonra standart arşiv kutularına yerleştirilir. Her kutuya numara ve barkodlu etiket verilir. Etikette departman, dönem ve belge türü gibi alanlar yer alır.

Bu bilgiler envanter listesine işlenir ve liste size de verilir. Böylece muhasebe, insan kaynakları ya da hukuk gibi birimler kendi kutularını numarayla tarif edebilir. Kutu içindeki dosya sırası bozulmaz, gerekirse dosya bazında ayrıntılı döküm de hazırlanır. Ofis taşınırken arşivi ayrı tutmak isteyenler için ofis depolama hizmetimiz de aynı depo düzeniyle birlikte planlanabilir.

Dosya saklama sırasında istenen kutunun ya da dosyanın getirilmesi

Saklama tek taraflı bir kapatma işi değildir. Vergi incelemesi, dava dosyası ya da müşteri itirazı gibi durumlarda belirli bir belgeye kısa sürede ulaşmanız gerekir. Yetkili kişi kutu numarasını bildirir, biz de ilgili kutuyu depodan çıkarıp adresinize getiririz. Acil durumlarda tek bir dosya çıkarılıp ayrıca teslim edilebilir.

İş bittiğinde kutu aynı numarayla yerine döner. Dosya sırası ve kutu içeriği her çıkışta ve girişte kontrol edilir, eksik ya da fazla evrak varsa kayda geçer. Böylece arşiviniz zaman içinde dağılmaz, ilk günkü envanterle uyumlu kalır. Bu düzen, aynı kutuyu defalarca açıp kapatan bölümler için özellikle işe yarar.

Arşiv saklama hizmetinde kim hangi kutuya erişti kaydı

Evrak gizlilik taşır. Bu yüzden erişim yetkisi baştan belirlenir: hangi kişiler talep açabilir, hangi kutular yalnızca belirli birimlere açıktır. Yetkisi olmayan birinin talebi işleme alınmaz. Her çıkış ve iade, tarih, talep eden kişi ve kutu numarasıyla kayda düşer.

Bu kayıt, bir belgenin ne zaman ve kimin elinde olduğunu sonradan göstermenizi sağlar. Denetim ya da iç inceleme sırasında kutunun izini sürmek zorlaşmaz. Kayıt listesi talep ettiğinizde paylaşılır. Yetki listesinde değişiklik olursa, örneğin bir yönetici ayrılırsa, yazılı bildirimle güncellenir ve eski yetki kapatılır.

Depoda nem, yangın ve haşere riskine karşı alınan önlemler

Kâğıdın en büyük düşmanı nem ve ateştir. Kutular zemine değil raflara yerleştirilir, duvardan ayrık tutulur ve üst üste dengesiz yığılmaz. Nemli bölgelerden uzak, havalandırması olan alanlar tercih edilir; ıslanma ihtimali olan her yerde kutular koruyucu örtüyle kapatılır.

Yangın tarafında arşiv alanı diğer eşyalardan ayrı tutulur, yanıcı malzeme yakınında bırakılmaz ve geçiş yolları açık kalır. Depolama beyan değeri üzerinden düzenlenen sigorta kapsamında yürür. Arşivin ofisten depoya ilk taşınması ise ayrı bir iştir ve arşiv taşımacılığı hizmetimizde kutu sırası bozulmadan yapılır.

Saklama süresi dolan evrakın ayrılması ve müşteri talimatı

Her evrak sonsuza kadar saklanmaz. Süresi dolan belgeler için karar vermek size aittir. Envanterde dönem bilgisi tuttuğumuz için hangi kutuların süre sonuna geldiğini listeleyip size bildirebiliriz. Siz onay verene kadar hiçbir kutuya dokunulmaz.

Yazılı talimatınız geldiğinde ilgili kutular arşivden ayrılır, envanterde işaretlenir ve talimatınıza göre iade edilir ya da imhaya hazırlanır. Bu adım kayıtlı yürüdüğü için neyin ne zaman ayrıldığı belli olur. Kitap ve yayın koleksiyonları gibi farklı koruma isteyen malzemeler için kütüphane taşıma hizmetimizdeki yöntem ayrıca değerlendirilir.

Hizmet görselleri ve tasarım örnekleri

Sık sorulan sorular