Ofis Taşımacılığı Firması Nasıl Seçilir? Teklifleri Karşılaştırma Rehberi

Teklif istemeden önce ortak iş tanımı oluşturun

Satın alma sürecindeki en yaygın belirsizlik, her firmanın başka bir eşya miktarı veya başka bir hizmet seviyesi üzerinden fiyat vermesidir. Aynı keşif notu, aynı fotoğraf seti ve aynı teslim beklentisini paylaşın. Çalışma masalarının yalnız taşınması mı, sökülüp kurulması mı istendiğini yazın. Dosya dolaplarının dolu mu boş mu taşınacağı da yöntem ve hazırlık ihtiyacını değiştirir.

İstanbul’da aynı ilçe içindeki iki ofis arasında bile yükleme alanı ve bina kuralları farklı olabilir. Maslak veya Levent’te plaza randevusu, Kadıköy’de sokak erişimi ya da Ataşehir’de yük asansörü rezervasyonu gibi konular adres özelinde teyit edilmelidir; semt adı tek başına yöntem belirlemez. Ofis taşıma hizmeti talebine her iki binanın erişim koşullarını ekleyin.

• Taşınacak, kalacak ve depoya gidecek varlıkların ayrı listesi
• Eski ve yeni ofiste kat, asansör ve yükleme alanı bilgisi
• Söküm/kurulum ve ambalaj kapsamı
• Bina yönetimlerince onaylanmış çalışma aralığı

Teklifte dahil, hariç ve koşullu işleri ayırın

Üç sütunlu basit bir karşılaştırma hazırlayabilirsiniz: dahil işler, hariç işler ve koşula bağlı ek işler. Örneğin masa sökümü dahilken duvara sabit dolapların sökümü teknik değerlendirmeye bağlı olabilir. Koli temini, çalışan masalarının kolilenmesi ve kullanılmış ambalajın uzaklaştırılması da ayrı iş kalemleridir. Bir satırda cevap yoksa bunu ücretsiz kabul etmek yerine açıklama isteyin.

Euronak’ın standart paketlemesinde hacimli eşya paketlemesi ücretsizdir; streç, bant ve yatak kılıfı gibi koruyucular firma tarafından sağlanır. Paketlemeyi müşteri yapacaksa karton koli ve ek ambalaj kâğıdı verilmez; koli, ambalaj kâğıdı ve balonlu naylon ek ücretle sağlanır. Kurumsal işinizde seçilen kapsamı yine yazılı teklifte görün. Depolamaya gidecek eşyada yeni ambalaj kullanıldığı için depolama kalemini ayrı değerlendirin.

Bilişim ve arşiv için görev sınırı çizin

Bilgisayarı korumalı ambalajla yeni masaya ulaştırmak, ağ bağlantısını kurmakla aynı şey değildir. Cihaz kapatma, yedekleme, kablo etiketleme, taşıma ve yeniden çalıştırma adımlarının her birine sorumlu atayın. Firmanın sunduğu bilgisayar taşıma kapsamını şirketinizin bilişim ekibinin görevleriyle yan yana koyun. Arada sahipsiz iş kalmaması, genel ‘kesintisiz taşıma’ vaadinden daha değerlidir.

Arşivde ise teslim zinciri önemlidir. Koli kodları hangi kayıtla eşleşecek, paketleri kim kapatacak, yeni adreste kim teslim alacak? Gizli dosya adlarını dış etiketlerde göstermeden gerekli izlenebilirlik sağlanmalıdır. Ekibin bu iş için önerdiği yöntemi sorun; doğrulanmamış sertifika veya müşteri referanslarını karar dosyanıza kanıt olarak eklemeyin.

Yorumlar, sigorta ve geçmiş işler nasıl değerlendirilmeli?

Bir firmanın puanına bakarken yorum tarihi, anlatılan hizmetin türü ve sorunlara verilen yanıtlar da okunmalıdır. Euronak için paylaşılan 4.9 puan bilgisini değerlendirirken güncel profil üzerindeki yorumları ve değerlendirme sayısını ayrıca kontrol edin; bu rehberde bağımsız güncel profil doğrulaması yapılmış değildir. Ev taşıma yorumu, karmaşık bir ofis projesinin bütün gereksinimlerine tek başına kanıt sayılmaz.

Sigorta tarafında poliçenin hangi eşyaları ve riskleri kapsadığını, beyan değerini ve istisnaları inceleyin. Hasarın nasıl kayda alınacağı ve bildirileceği yazılı olmalıdır. ‘Her şey sigortalı’ veya ‘sıfır risk’ gibi genel ifadeler yerine belge isteyin. Benzer bir iş örneği sunuluyorsa fotoğrafın gerçekten anlatılan projeye ait olup olmadığını ve müşteri adının paylaşım iznini de değerlendirin.

Son karar öncesi teslim kriterlerini yazın

İşin bitişini ‘araç boşaldı’ diye tanımlamak yerine, yeni ofisin kontrol edilebilir durumunu tarif edin: listelenen eşyalar doğru alanlarda, kararlaştırılan montaj tamamlanmış, ambalaj işleri kapatılmış ve açık konular kayda alınmış olmalıdır. Bilgisayarların işlev testi teknik ekibin sorumluluğundaysa bu ayrıca not edilmelidir. Kabul yetkilisinin taşınma sonunda bulunması planlanmalıdır.

Euronak’a başvururken bu karşılaştırma dosyasını kullanabilir; şirket taşıma kapsamınızı ve varsa geçici ofis depolama ihtiyacınızı birlikte bildirebilirsiniz. Nihai karar, yalnız indirim oranına değil, teklifin anlaşılır olmasına ve sizin gereksinimlerinizi karşılamasına dayanmalıdır. Kapsam değişirse güncellenmiş fiyat ve takvim onaylanmadan ek iş başlatılmaması konusunda anlaşın.

Kurumsal Ofis Taşıma Hizmeti teklifinde Euronak'ın kapsamını okumak

Euronak'ın Kurumsal Ofis Taşıma Hizmeti kapsamında İstanbul Ofis Taşımacılığı, Ofisten Ofise Taşıma ve Kurum Taşımacılığı talepleri değerlendirilebilir. Teklif isterken taşınacak birimleri, demirbaş adedini ve teslim sırasını aynı iş tanımında toplayın. Kurumsal Ofis Taşıma Hizmeti karşılaştırmasında yalnız toplam bedeli değil; paketleme, söküm, kurulum ve bina içi taşımanın dahil olup olmadığını da inceleyin.

Uluslararası Ofis Taşımacılığı, İstanbul'da Ticari Depolama veya Eşya Depolama gerekiyorsa bunları ek iş başlıkları olarak belirtin. Birkaç masa ya da cihazın sevki için Parça Eşya Nakliyesi talebi, bütün ofisin taşınmasından farklı planlanır. Kurumsal Ofis Taşıma Hizmeti teklifindeki bu ayrım, eksik iş tanımlarından kaynaklanan fiyat farklarını anlamanıza yardımcı olur.