Ofis Taşıma Planı Nasıl Hazırlanır? İşi Durdurmadan Taşınma Rehberi

Ofis taşıma planı nereden başlar ve kim yönetir?

Ofis taşıma planı, taşınma tarihinden en az bir ay önce bir taşınma koordinatörü atanarak başlar. Bu kişi genellikle ofis sorumlusu ya da yönetici asistanıdır; nakliye firması, bina yönetimi, bilgi işlem ve departman temsilcileriyle tek muhatap olur. Koordinatör yoksa aynı soru üç kişiye sorulur, üç farklı cevap gelir. Tarih, bütçe onayı ve neyin taşınacağı kararı onun masasından geçmeli. Her departmandan bir kişiyi yardımcı olarak belirlemek de işi hafifletir.

İlk toplantıda üç konuyu netleştirin: taşınma tarihi, eski ofisin teslim koşulları ve yeni ofisin yerleşim planı. Kira sözleşmesindeki teslim şartlarını ve yeni binadaki asansör ile yük girişi kurallarını önceden öğrenin. Büyük işlerde Euronak yerinde ücretsiz keşif yapar; keşifte koridor genişliği, asansör ölçüsü ve kamyonun yanaşacağı nokta birlikte görülür. Sitedeki form anında tahmini fiyat gösterir, kesin fiyat keşiften sonra yazılı sözleşmeyle sabitlenir.

Euro Nakliyat veya Euro Lojistik aramasıyla ofis taşıma firmalarını inceliyorsanız, benzer isimleri aynı işletme olarak değerlendirmeyin. Markamız Euronak’tır. Taşıma koordinatörünüz, Euronak ile görüşürken teklifin firma unvanını, departman bazlı takvimini ve bilgi işlem ekibinizle yürütülecek işleri yazılı olarak netleştirmelidir.

Çalışanlara taşınma bilgisi ne zaman verilir, masalar nasıl numaralandırılır?

Çalışanlara ilk bilgi, tarih kesinleştiği anda ve yazılı olarak, taşınmadan en az altı hafta önce verilmelidir. Duyuruda yeni adres, ulaşım seçenekleri, otopark durumu ve kişisel eşyaların kimin sorumluluğunda olduğu yazsın. Ardından taşınmadan iki hafta önce ve son hafta kısa birer hatırlatma gönderin. Ofis taşınma sürecinde en sık yaşanan karışıklık, kimsenin ne yapacağını bilmemesinden çıkar.

Masa numaralandırma, taşınmanın en çok zaman kazandıran adımıdır. Eski ofisteki her masaya, dolaba ve odaya bir numara verin; yeni ofis planında aynı numaralar karşılık bulsun. Koliler oda adı yazılı etiketlerle işaretlenir. Etikette numara, departman ve çalışan adı olsun. Çalışan çekmecesindeki kişisel ve günlük eşyayı kendisi paketler, mobilya ve ekipmanı taşıma ekibi alır.

• Her masa, dolap ve odaya eski ofiste numara verin, yeni ofis planına aynı numarayı işleyin.
• Koli etiketine numara, departman ve çalışan adını yazın; oda adı etiketi de ekleyin.
• Çalışanlar taşınmadan bir gün önce çekmecelerini boşaltıp kolilerini kapatmış olsun.
• Yeni ofis kat planını çalışanlara önceden gösterin, oturma düzeni sürpriz olmasın.

Bilgisayar ve sunucu taşıma nasıl yapılır?

Bilgisayar ve sunucu taşıma, yedek alınarak ve kablolar etiketlenerek başlar. Taşınmadan önce tüm verilerin yedeğini hem yerel hem bulut ortamında alın. Monitör, klavye ve kasa kablolarını renkli bantla eşleştirin, bağlantı düzeninin fotoğrafını çekin. Cihazlar köpük koruyucu ve balonlu naylonla sarılır, ekranlar ayrıca özel kesim karton kaplamayla korunur. Bu işi bilgisayar taşımacılığı hizmetimiz kapsamında, cihaz cihaz kayıt altına alarak yapıyoruz.

Sunucu odası için ayrı bir takvim gerekir. Sunucuyu en son söküp yeni ofiste ilk kurmak, kesinti süresini kısaltır. Bilgi işlem sorumlusu kapatma sırasını yazılı hazırlamalı. Yeni ofisteki internet hattı, ağ prizleri ve yedek güç kaynağı taşınmadan önce hazır olmalı. Sunucuyu çalıştırmadan önce hasar kontrolü yapın. Yazıcı, telefon santrali ve güvenlik kamerası gibi cihazları da aynı listeye ekleyin.

Hafta sonu taşıma ile iş kesintisiz taşınma mümkün mü?

Evet, hafta sonu taşıma iş kesintisiz taşınmanın en pratik yoludur. Cuma akşamı mesai bitince söküm başlar, cumartesi yükleme ve nakliye yapılır, pazar günü yeni ofiste kurulum tamamlanır. Pazartesi sabahı çalışanlar masalarını hazır bulur. Mobilyaların söküm ve kurulumunu taşıma ekibi yaptığı için ayrıca usta aramanız gerekmez. Bu düzen için yük girişinin hafta sonu açık olduğunu ve bina yönetiminin onayını önceden alın. Ofis taşıma hizmetimizde bu sıralamayı keşif sonrası saat saat planlıyoruz.

Şirketin birden fazla kat ya da departmanı varsa taşıma aşamalara bölünebilir; bu tür geniş işler için şirket taşıma hizmetimiz devreye girer. Yeni ofis henüz hazır değilse ya da mobilyanın bir kısmı sonradan kullanılacaksa ofis depolama hizmetimizden yararlanabilirsiniz. Depolama yalnızca İstanbul'daki 3.000 m² kapalı depomuzda verilir. Eşyalar orada düzenli biçimde bekler, siz hazır olunca teslim edilir.

Arşiv ve gizli belgeler nasıl taşınır?

Arşiv taşıma işinde ilk adım, taşımadan önce ayıklama yapmaktır. Saklama süresi dolmuş belgeleri yasal prosedüre uygun şekilde ayırın; gereksiz yere taşınan her koli hem maliyet hem yer demektir. Kalan arşivi yıl, departman ve dosya numarasına göre karton varillere ya da kolilere yerleştirin, her kolinin içerik listesini hazırlayın. Arşiv taşımacılığı hizmetimizde koliler numara sırasıyla yüklenir, sırayla indirilir; böylece raf düzeni yeni ofiste bozulmaz.

Gizli belgeler için ayrı bir kural seti uygulayın. Personel dosyaları, sözleşmeler ve mali kayıtlar kilitli ya da mühürlü kolilerde taşınmalı, yükleme ve boşaltmada yetkili bir kişi refakat etmeli. Koli sayısı çıkışta ve varışta sayılıp tutanağa geçirilsin. Taşımalar beyan değeri üzerinden düzenlenen sigorta poliçesiyle yapılır; belge kutularının içeriğini açıklamadan da değer beyanı yapabilirsiniz.

• Saklama süresi dolan belgeleri taşımadan önce ayırın ve imha tutanağını hazırlayın.
• Koliler yıl ve departmana göre numaralansın, içerik listesi kolilerin dışında değil koordinatörde dursun.
• Gizli belgeler kilitli koliyle ve yetkili refakatiyle taşınsın.
• Çıkış ve varışta koli sayısı sayılıp imzalı tutanağa işlensin.

Yeni ofiste ilk iş günü nasıl geçer?

Yeni ofiste ilk iş günü, pazartesi sabahı yapılacak kısa bir kontrol turuyla başlamalıdır. Koordinatör mesai başlamadan önce internet, telefon hatları, yazıcılar, giriş kartları ve elektrik prizlerini tek tek denesin. Masa numaralarının yerinde olduğunu ve her çalışanın bilgisayarının bağlı olduğunu doğrulayın. İyi hazırlanmış bir ofis taşıma planı bu sabahı bir saatlik kontrole indirir, gün boyu süren aksamaya dönüşmesini önler.

Eksik koli, çizik ya da hasar varsa ilk gün içinde tutanakla bildirin; sigorta süreci kayıtlı listelerle hızlı ilerler. Çalışanlardan kısa geri bildirim isteyin: klima, aydınlatma, oturma düzeni gibi notlar ilk haftada toplanıp düzeltilebilir. Boş koliler ve etiketler toplandıktan sonra eski ofisin son kontrolünü yapıp anahtarı teslim edin. Taşınma bu noktada tamamlanmış sayılır.

Kurumsal Ofis Taşıma Hizmeti için şehir içi ve uluslararası iş planı

Euronak'ın Kurumsal Ofis Taşıma Hizmeti; Ofis Taşımacılığı, Ofisten Ofise Taşıma ve İstanbul Ofis Taşımacılığı ihtiyaçlarını kapsar. Masa ve dolapların yanı sıra demirbaşlar, arşiv kutuları ve ortak alan ekipmanları da yerleşim planında gösterilmelidir. Kurumsal Ofis Taşıma Hizmeti teklifinde hangi bölümün önce taşınacağı, yükleme sırası ve teslimden sorumlu kişi yazılı olursa çalışanların hazırlığı daha kolay koordine edilir.

Kurum Taşımacılığı veya Uluslararası Ofis Taşımacılığı isteniyorsa yetki ve evrak akışı ayrıca hazırlanır. Yeni iş yeri henüz hazır değilse İstanbul'da Ticari Depolama ve Eşya Depolama seçenekleri taşıma takvimine bağlanabilir. Kurumsal Ofis Taşıma Hizmeti, bilişim sistemlerinin kesintisiz çalışacağı garantisi değildir; kapatma, yeniden bağlantı ve veri güvenliği sorumlulukları kurumun teknik ekibiyle netleştirilmelidir.