Hazine ve Maliye Bakanlığı Taşımacılığı: Birim Birim Planlama Rehberi

Hazine ve Maliye Bakanlığı Taşımacılığı

Hazine ve Maliye Bakanlığı Taşımacılığı, bir bakanlık binasındaki mobilyanın, arşivin, bilgi işlem cihazlarının ve çalışanların ev eşyasının birbirinden farklı yöntemlerle, tek bir takvim içinde taşınmasıdır. Bu dört grubun gereksinimi ayrıdır: mobilya battaniyeyle korunur, arşiv mühürlenir, cihaz etiketlenir, ev eşyası odalara göre paketlenir. Bunları aynı güne yığmak hata riskini artırır.

Merkez teşkilatında iş, genel müdürlük ve daire başkanlığı düzeyinde birim birim bölünür. Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığına bağlı bir bakanlık olarak çalışan kurumun hizmetleri aksamamalıdır; bu yüzden önce hangi birimin hangi gün kapanıp hangi gün açılacağı yazılı bir çizelgeye bağlanır. Çoğu kurumda bu çizelgeyi idari işler birimi hazırlar ve üst yönetim onaylar.

Kamu alım süreçleri de takvimi belirler. Taşıma hizmeti çoğunlukla ihale ya da doğrudan temin yoluyla alınır, bu yüzden teknik şartname ve keşif aşaması taşıma tarihinden aylar önce başlamalıdır. Euronak, kurum talep ettiğinde yerinde ücretsiz keşif yapabilir; kesin fiyat keşiften sonra yazılı sözleşmeyle sabitlenir. Genel çerçeve için bakanlık taşımacılığı sayfasına bakabilirsiniz.

• Birim sırası ve kapatma tarihleri yazılı çizelgeye bağlanır.
• Oda ve birim adı yazılı etiketler önceden basılır.
• Asansör, otopark ve bina giriş izinleri taşıma gününden önce alınır.
• Hafta sonu çalışma gerekiyorsa güvenlik birimine önceden bildirilir.

Hazine ve Maliye Bakanlığı Taşra Teşkilatı Taşıma

Taşra teşkilatı taşıması, il ve ilçe müdürlüklerinin yeni bir binaya geçmesi sırasında masa, dolap, dosya ve cihazların kesintisiz biçimde yeni adrese kurulmasıdır. Vatandaşla doğrudan temas eden birimler olduğu için kapalı kalma süresi kısa tutulmalı, mümkünse cuma mesai bitiminden sonra başlayıp pazartesi açılışına yetiştirilmelidir.

Aynı gün içinde birden fazla birim taşınacaksa her birime ayrı bir etiket rengi ve ayrı bir sorumlu atanır. Ankara'dan başka bir ile yapılan taşımalar şehirlerarası taşıma sayılır; yükleme, yolda bekleme ve boşaltma saatleri önceden hesaplanır. Ofis düzeni, söküm ve kurulum için ofis taşıma hizmetinden yararlanılabilir. Söküm ve kurulumu taşıma ekibi yapar, böylece masa ve dolap birimler yeni binada ilk sabah kullanıma hazır olur.

Hazine ve Maliye Bakanlığı Arşivleme Hizmeti

Arşiv taşıması, gizlilik dereceli ya da kişisel veri içeren evrakın kaybolmadan, karışmadan ve üçüncü kişilerin eline geçmeden yeni adrese ulaşmasını sağlar. Bir bakanlık arşivinde mali kayıtlar, personel dosyaları ve yazışmalar bulunabileceği için burada hata, mobilyadaki bir çizikten çok daha pahalıya gelir.

Euronak mühürlenebilir arşiv kolileri kullanır. Her koli dosya planındaki kod, birim adı ve sıra numarasıyla etiketlenir; mühür numaraları tutanağa yazılır. Kurumun kendi güvenlik birimi varsa, yükleme ve boşaltmada kurum görevlisinin eşlik etmesi genellikle tercih edilir. Yöntemin ayrıntısı için arşiv taşımacılığı sayfası yol gösterir.

Boşaltmada önce mühürler kontrol edilir, sonra koli sayısı tutanakla karşılaştırılır. Eksik ya da mührü bozulmuş koli varsa aynı anda yazılı not düşülür. Dosyalar rafa kurum görevlisinin gözetiminde dizilir.

• Koliler mühürlenir, mühür numaraları tutanağa işlenir.
• Etiketlerde dosya planı kodu ve birim adı bulunur.
• Yükleme ve boşaltmada kurum görevlisi hazır bulunur.
• Teslimde koli sayısı ve mühür durumu birlikte kontrol edilir.

Hazine ve Maliye Bakanlığı Bilgi İşlem ve Sunucu Taşıma

Bilgi işlem taşıması, bilgisayar, yazıcı, sunucu ve ağ dolaplarının kurum bilgi işlem ekibinin belirlediği kapatma sırasına göre sökülüp paketlenmesi ve yeni yerde kurulmasıdır. Sıra bozulursa veri kaybı ve uzun kesinti yaşanabilir, bu yüzden taşıma ekibi cihaza kendi kararıyla dokunmaz; kapatma ve veri yedeği kurum tarafında kalır.

Her cihaz seri numarası ve kullanıcı birimiyle etiketlenir. Monitörler köpük koruyucuyla, kablolar etiketli poşetlerle, sunucular ise balonlu naylon ve özel kesim karton kaplamayla korunur. Ağ dolapları dik taşınır. Kurulum sırasında portlar ve kablolar etiket üzerinden eşleştirilir. Daha fazla bilgi için bilgisayar taşımacılığı sayfasına göz atabilirsiniz.

Teslimde cihazın görünür hasarı tutanağa işlenir. Açılış testi, cihazın içeriğine erişimi olan kurum bilgi işlem ekibi tarafından yapılır.

Hazine ve Maliye Bakanlığı Personel Ev Eşyası Taşıma

Personel ev eşyası taşıması, tayin ya da atamayla şehir değiştiren kamu çalışanının evini, göreve başlama süresine yetişecek biçimde yeni konuta ulaştırmaktır. Burada belirleyici olan, tebliğ tarihinden itibaren işleyen süredir; plan o tarihten geriye doğru kurulur.

Somut bir örnek: Ankara'dan İstanbul'a atanan bir daire başkanı, tebliğden sonra ilk hafta içinde keşif talep eder. İkinci haftada paketleme yapılır, mobilya sökülür, kıyafetler askılı elbise kolisine alınır, cam ve porselen balonlu naylonla sarılır. Eşyalar şehirlerarası taşınır ve yeni konutta kurulum yapılır. Yeni ev hazır değilse eşyalar Euronak'ın İstanbul'daki deposunda bekletilebilir. Süreç için şehirlerarası evden eve nakliyat sayfası kullanışlıdır.

Taşıma beyan değeri üzerinden düzenlenen sigorta poliçesiyle yapılır. Kurum adına fatura gerekiyorsa bunu keşif aşamasında bildirmek yeterlidir.

• Tebliğ tarihinden göreve başlama tarihine kadar geriye dönük takvim çıkarılır.
• Mobilya sökümü ve kurulumu taşıma ekibince yapılır.
• Askılı elbise kolisi ve oda adı yazılı etiketler kullanılır.
• Yeni konut hazır değilse eşya geçici depolanabilir.

Hazine ve Maliye Bakanlığı Bürokrat ve Yönetici Ev Eşyası Taşıma

Üst düzey yönetici taşıması, mahremiyetin ve değerli eşyanın korunmasının ön planda olduğu, daha az kişiyle ve daha kontrollü yürütülen bir ev taşımasıdır. Koli içeriği dışarıdan okunmamalı, etiketlerde yalnızca oda adı ve numara bulunmalıdır; ayrıntılı liste yalnızca sahibine verilir.

Tablo, halı, antika ve kıymetli takılar gibi eşyalar için özel kesim karton kaplama, kapitone battaniye ve gerekirse ahşap sandık ya da QR kod etiketli kontrplak sandık kullanılır. Müstakil ve geniş konutlarda dış cephe mobil asansörü gerekebilir; villa taşıma sayfasında bu tür evlerin planı anlatılır.

Lojmana ya da yeni konuta geçişte giriş izni, otopark ve asansör rezervasyonu önceden alınır. Yurt dışı görev söz konusuysa uluslararası nakliyat seçeneği değerlendirilir; Euronak dünyanın tüm ülkelerine gönderim yapar.

Hazine ve Maliye Bakanlığı Depolama Hizmeti

Ara depolama, bina tadilatı ya da taşınma takviminin kayması gibi durumlarda mobilya, arşiv kolileri ve personel eşyasının geçici olarak kapalı ve kayıtlı bir alanda saklanmasıdır. Euronak'ın depolama hizmeti yalnızca İstanbul'daki 3.000 m² kapalı depoda verilir; bu nedenle depolama İstanbul'daki bir taşıma ya da İstanbul'a gelen eşyalar için geçerlidir.

Tadilat süresince mobilya battaniye ve streç filmle korunur, arşiv kolileri mühürlü biçimde ayrı bir bölümde tutulur, personel eşyası ise sahibinin adıyla ayrı etiketlenir. Her giriş ve çıkışta koli sayısı tutanakla kayda geçer.

Süre belirsizse, depolama başlamadan önce tahmini bitiş tarihi ve çıkış prosedürü yazılı olarak kararlaştırılmalıdır. Çıkışta yeniden sayım yapılır ve kurum görevlisi ya da eşya sahibi teslim tutanağını imzalar.