Malta Başkonsolosluğu Taşımacılığı: Ofis, Arşiv ve Personel Planı
Malta İstanbul Başkonsolosluğu bir birimi, arşivini ya da görevlisini taşıyacaksa hangi sırayla ilerlemesi gerektiğini ve nelerin misyonun kendi sorumluluğunda kaldığını anlatan rehber.
6 dakikalık okuma süresi
Kısa cevap
Malta Başkonsolosluğu Taşımacılığı, ofis, arşiv, bilgi işlem ekipmanı ve diplomatik personelin ev eşyasını kapsayan, hizmet kesintisini en aza indirecek biçimde sıralanması gereken bir iştir. Gizli evrak ve şifreli cihazları misyonun görevlileri hazırlar, taşıma ekibi bunları açmadan tutanakla taşır. Belgeler ve takvim misyonun ilgili makamlarla yürüteceği süreçlere bağlıdır.
- Taşıma planı önce hizmet kesilmeyecek bölümlerin sırasıyla, ardından koli ve mobilya akışıyla kurulur.
- Mühürlü arşiv kolileri ve şifreli cihazlar misyon görevlilerince hazırlanır; taşıma ekibi bunları açmaz.
- Diplomatik personelin ev eşyası takvimi, misyonun ilgili makamlardan alacağı belgelere göre belirlenir.
- İstanbul'daki kapalı depo, görev değişimi ya da tadilat sırasında eşya ve malzemeyi geçici olarak saklar.
Malta Başkonsolosluğu Ofis Taşımacılığı
Malta Başkonsolosluğu Taşımacılığı planlanırken ilk soru çoğu zaman şudur: vize ve konsüler hizmetler kesilmeden hangi bölüm hangi gün taşınacak? Bina değiştiren bir misyonda önce bölümlerin sırası, sonra mobilya ve kolilerin akışı belirlenir. Misyonun güvenlik sorumlusu bu planın en başında yer almalıdır. Kimin hangi kapıdan, hangi saatte gireceği onunla birlikte yazıya dökülür.
Halka açık hizmet veren birimler genellikle en son boşaltılıp yeni binada ilk kurulan birimler olur. Cuma mesai bitiminden sonra boşaltılan bir bölüm, pazartesi sabahı yeni adreste açılabilir. Euronak'ın çalışma saatleri haftanın 7 günü 08.00 ile 18.00 arasındadır; hafta sonu ve mesai dışı taşıma önceden planlanarak yapılabilir. Söküm ve kurulumu taşıma ekibi üstlenir. Böyle işler için konsolosluk taşıma deneyimi olan bir ekiple çalışmak planı kolaylaştırır.
- Bölümlerin taşınma sırası ve hizmet kesintisi yaşanmayacak günler
- Resmî tatil ve hafta sonu pencereleri
- Güvenlik sorumlusunun onayladığı giriş, çıkış ve araç park düzeni
- Oda ve birim adı yazılı koli etiketleri ile yeni bina yerleşim planı
Malta Başkonsolosluğu Arşiv ve Gizli Evrak Taşıma
Arşiv ve gizli evrak taşıması, misyonun kendi görevlilerince hazırlanıp mühürlenen kolilerin açılmadan, tutanakla ve görevli refakatinde taşınmasıdır. Somut bir örnek verelim: arşivin bir bölümü Valletta'daki merkeze gönderilecek olsun. Hangi dosyanın gideceğine, kolilerin içeriğine ve mühürlemeye misyon karar verir. Taşıma ekibi içeriğe bakmaz, yalnızca koli sayısını ve mühür durumunu kontrol eder.
Kolilerin çıkışında teslim tutanağı düzenlenir, koli numaraları listeyle karşılaştırılır. Araca yükleme sırasında misyon görevlisi yanında bulunur ve teslimde aynı kontrol tekrarlanır. Mühürlenebilir arşiv kolileri bu işte kullanılır. Rutin evrak için arşiv taşımacılığı planı yapılırken gizlilik dereceli evrak ayrı bir akış olarak düşünülmelidir. Yurt dışına çıkacak evrakın izinleri ise misyonun ilgili makamlarla yürüteceği bir süreçtir.
- Koliler misyon görevlilerince doldurulur, listelenir ve mühürlenir
- Ekip kolileri açmaz, içeriğe bakmaz
- Çıkış ve teslimde koli numaraları tutanakla kontrol edilir
- Görevli, yükleme ve boşaltma sırasında araçla ya da araçta refakat eder
Malta Başkonsolosluğu Bilgi İşlem Ekipmanı Taşıma
Bilgi işlem ekipmanı taşıması, bilgisayar, sunucu ve ağ dolaplarının önce misyonun kendi teknik ekibince kapatılıp hazırlanması, ardından nakliyenin taşıma ekibince yapılması demektir. Şifreli iletişim cihazları da bu gruba girer. Veri yedeği alma, disklerin ayrılması ve kablo etiketlemesi misyonun sorumluluğundadır. Taşıma ekibi bu aşamaya müdahale etmez.
Hazırlanan cihazlar balonlu naylon, köpük koruyucu ve gerektiğinde ahşap sandıkla paketlenir. Sunucu dolapları dik ve sabitlenmiş biçimde taşınır. bilgisayar taşımacılığı işinde en sık yapılan hata, kabloların sökülmeden önce fotoğraflanmamasıdır. Yeni binada kurulum sırasında bağlantı şemasına bakılır. Ağ ve sunucu açılışını yine misyonun teknik ekibi yapar.
Malta Başkonsolosluğu Diplomatik Personel Ev Eşyası Taşıma
Diplomatik personelin ev eşyası taşıması, görev süresi biten ve ülkesine dönen ya da İstanbul'a yeni atanan görevlinin evini tek bir takvimde toplamayı gerektirir. Takvim, misyonun ilgili makamlardan alacağı belgelere göre şekillenir. Bu belgeler gelmeden kesin tarih vermek doğru olmaz. Çoğu durumda önce görevlinin ayrılış ya da varış tarihi, ardından eşyanın hangi yolla gideceği netleşir.
Evde yapılan keşifte eşyalar odalara göre ayrılır. Hangi eşyanın uçakla, hangisinin konteynerle gideceği, hangisinin İstanbul'da kalacağı bu aşamada belirlenir. Gardıroplar askılı elbise kolisiyle, kırılacak eşya özel kesim karton kaplama ve köpük koruyucuyla paketlenir. Mobilya sökümü ve yeni evde kurulumu taşıma ekibi tarafından yapılır. Görevli ailesi için evdeki günlük yaşamın aksamaması adına paketleme günleri önceden paylaşılır.
Malta Başkonsolosluğu Konut ve Rezidans Taşıma
Başkonsolos konutunun taşınması, temsil eşyasının da bulunması nedeniyle sıradan bir ev taşımasından farklı yürür. Resepsiyon takımları, tablolar, antikalar, kristal ve porselen servisler, bazen de bir piyano aynı evde bulunur. Bu eşyaların her biri için ayrı paketleme yöntemi gerekir. Önce bir envanter çıkarılır, kıymetli parçaların fotoğrafı ve beyan değeri not edilir.
Tablolar özel kesim karton kaplama ve köpük koruyucuyla, kristal eşya karton variller ya da plastik taşıma kasalarıyla korunur. Değerli parçalar için QR kod etiketli kontrplak sandık ya da ahşap sandık kullanılabilir. Kuyruklu ya da dik piyano için piyano taşıma ayrı bir ekip ve ekipman gerektirir. Müstakil konutta villa taşıma planı, bahçe girişi, dar merdiven ve dış cephe mobil asansörü ihtiyacını da kapsar.
Malta Başkonsolosluğu Uluslararası Eşya Gönderimi
Uluslararası eşya gönderimi, İstanbul'dan Valletta'ya ve ülkenin diğer şehirlerine ev eşyasının karayolu, deniz yolu konteyner ya da hava kargo ile ulaştırılmasıdır. Yabancı ülke temsilciliği olan bir misyon için Malta Başkonsolosluğu Taşımacılığı içinde en çok belge gerektiren kalem budur. Euronak uluslararası taşımada dünyanın tüm ülkelerine gönderim yapar; gümrük ve muafiyet konusunda gerekli belgeleri misyon ilgili makamlardan temin eder.
Akdeniz'de bir ada ülkesine gönderimde deniz yolu konteyner, hacimli ev eşyası için genellikle öne çıkar. Hava kargo ise acil ve az hacimli koliler için düşünülür. Karayolu ise aktarma gerektiren parça gönderimlerde seçilebilir. uluslararası nakliyat planında yol seçimi, eşya miktarına, aciliyete ve belge hazırlığına göre yapılır.
- Hacimli ev eşyası için deniz yolu konteyner seçeneği
- Acil ve az hacimli koliler için hava kargo
- Gümrük belgeleri için misyonun ilgili makamlarla yürüttüğü süreç
- Gönderim öncesi eşya listesi ve beyan değeri tespiti
Malta Başkonsolosluğu Depolama Hizmeti
Depolama, görev değişimi arasında eşyanın ya da ofis tadilatı sırasında mobilyanın güvenle bekletilmesini sağlar. Euronak'ın depolama hizmeti yalnızca İstanbul'daki 3.000 m² kapalı depoda verilir. Örneğin yeni atanan görevli İstanbul'a geldiğinde konutu henüz hazır değilse, ev eşyası depoda beklemeye alınabilir. Eşya kolilenmiş, listelenmiş ve etiketli biçimde yerleştirilir.
Tadilat durumunda ise masalar, dolaplar ve kolilenmiş malzeme geçici olarak depoya alınır, işler bitince yerine kurulur. ofis depolama sırasında gizlilik gerektiren kolilerin depoya girmeden misyon görevlilerince mühürlenmesi doğru olur. Depoya giriş ve çıkış listeyle yapılır, böylece hangi koli ne zaman nereye gitti kayıt altında kalır. Sigorta poliçesi beyan değeri üzerinden düzenlenir.
Sık sorulan sorular
Fiyatı eşya miktarı, taşıma mesafesi, binadaki kat ve asansör durumu, paketleme malzemesi ihtiyacı ve çalışma günü belirler. Hafta sonu ya da mesai dışı çalışma da etkiler. Sitedeki form anında tahmini fiyat gösterir. Kesin fiyat, keşiften sonra yazılı sözleşmeyle sabitlenir.
