Belçika Başkonsolosluğu Taşımacılığı: Bina, Arşiv ve Personel Planı

Belçika Başkonsolosluğu Ofis Taşımacılığı

Belçika Başkonsolosluğu Taşımacılığı içinde ofis taşıması, vize ve konsüler hizmet bölümlerini hizmet kesilmeden yeni yerine almak demektir. Takvimi taşıma gününden geriye doğru kurun. Taşımadan bir gün önce katlar etiketlenmiş olmalı, iki hafta önce keşif ve oda planı bitmeli, bir ay önce de güvenlik sorumlusu ve idari işler sorumlusuyla ortak toplantı yapılmalıdır.

Binanın restorasyon için boşaltıldığı bir senaryoda önce randevu almayan birimler, en son vize ve konsüler masalar taşınır. Hafta sonu ya da resmî tatilde çalışmak, pazartesi sabahı bekleme salonunu ve görüşme odalarını hazır bırakmayı sağlar. Euronak haftanın 7 günü 08.00 ile 18.00 arasında çalışır; mesai dışı iş önceden planlanır. Konsolosluk taşıma işinde giriş izinlerini, araç park noktasını ve ekip listesini misyonun güvenlik sorumlusu onaylar. Yeni binaya yurt dışından mobilya gelecekse uluslararası ofis taşımacılığı aynı plana eklenir.

• Randevusuz birimler önce, vize ve konsüler masalar en son taşınır
• Her oda ve birim için adı yazılı koli etiketi kullanılır
• Masa, dolap ve bölme sistemlerinin söküm ve kurulumunu taşıma ekibi yapar
• Ekip listesi ve araç bilgileri güvenlik sorumlusuna önceden iletilir

Belçika Başkonsolosluğu Arşiv ve Gizli Evrak Taşıma

Arşiv ve gizli evrak taşımasında temel kural, kolileri hazırlayanın misyon görevlisi olmasıdır. Gizli evrak ve şifreli iletişim cihazlarını görevliler kendileri ayıklar, kolilere koyar ve mühürler. Taşıma ekibi bu kolileri açmaz, içeriğini görmez; yalnızca mühürlü koli olarak teslim alır, taşır ve teslim eder.

Her mühürlü koli için tutanak düzenlenir: koli numarası, mühür durumu, teslim alan ve teslim eden kişi yazılır. Gizli kolilerin aracında misyon görevlisi refakat eder. Rutin arşiv için arşiv taşımacılığı kapsamında mühürlenebilir arşiv kolileri kullanılır ve sıralama bozulmasın diye koliler dosya numarasına göre dizilir.

• Gizli evrakı yalnızca misyon görevlileri ayıklar, kolileyip mühürler
• Teslim alma ve teslim etme anında mühür kontrolü tutanağa işlenir
• Gizli koliler görevli refakatinde, ayrı yüklenerek taşınır

Belçika Başkonsolosluğu Bilgi İşlem Ekipmanı Taşıma

Bilgi işlem ekipmanı taşımasında sunucu, bilgisayar ve ağ dolaplarını önce misyonun kendi teknik ekibi kapatır, yedekler ve bağlantılarını çözer. Şifreli iletişim cihazlarının hazırlığı da bu ekibe aittir. Taşıma ekibi, teknik ekibin kapattığı cihazları teslim alarak paketleme ve nakli üstlenir.

Bilgisayar taşımacılığı işinde monitörler köpük koruyucu ve balonlu naylonla sarılır, sunucular ve küçük cihazlar plastik taşıma kasalarına ya da QR kod etiketli kontrplak sandıklara konur. Ağ dolaplarının söküm ve kurulumunu taşıma ekibi yapar. Yeni yerde kabloların bağlanması ve sistemin açılışı yine misyonun teknik ekibine kalır.

Belçika Başkonsolosluğu Diplomatik Personel Ev Eşyası Taşıma

Görev süresi biten ve ülkesine dönen ya da İstanbul'a yeni atanan diplomatik personelin ev eşyası, kişinin atama takvimine bağlı olarak planlanır. Misyonun ilgili makamlardan alacağı belgeler, gümrük ve izin süreçlerini belirler; bu belgeler netleşmeden yükleme günü verilmez. Euronak'a gelen talepte önce belgelerin durumu ve çalışanın uçuş ya da teslim tarihi sorulur.

Keşifte eşya odalara göre listelenir, kırılgan ve yüksek değerli parçalar ayrılır. Elbiseler askılı elbise kolisine, tabak çanak karton kaplamayla ambalaj hizmeti ile sarılmış kolilere girer. Mobilya kapitone battaniye ve streç filmle korunur. Her koli oda adıyla etiketlenir; böylece yeni evde yerleşim hızlanır ve eksik kontrolü listeden yapılır.

• Atama yazısı ve misyonun alacağı belgeler yükleme gününden önce toplanır
• Her koli oda adı ve numarayla listeye işlenir
• Teslimde koliler listeye göre sayılır, hasar varsa tutanağa yazılır

Belçika Başkonsolosluğu Konut ve Rezidans Taşıma

Başkonsolos konutu ve temsil eşyası, sıradan bir ev taşımasından farklı olarak sanat eseri, antika, piyano ve kristal eşya içerir; bu yüzden paketleme türü eşyaya göre seçilir. Villa ya da rezidans taşımasında önce giriş koşulları, asansör ölçüleri ve park izni öğrenilir. Dar merdiven ya da balkon varsa dış cephe mobil asansörü devreye girer.

Resim ve çerçeveler için tablo taşıma yönteminde özel kesim karton kaplama ve köpük koruyucu kullanılır; değerli parçalar ahşap sandığa alınır. Kristal bardaklar tek tek balonlu naylona sarılır, avizeler QR kod etiketli kontrplak sandıkta taşınır. Piyano battaniye ve streçle sabitlenir. Temsil eşyası için yemek takımı ve masa örtüsü sayımı konut sorumlusuyla birlikte yapılır.

Belçika Başkonsolosluğu Uluslararası Eşya Gönderimi

Belçika adına İstanbul'da görev yapan başkonsolosluğun personeli görev bitiminde ev eşyasını Brüksel'e ya da ülkenin başka şehirlerine göndermek isteyebilir. Euronak bu gönderimi İstanbul'dan başlatır; karayolu (tır ya da kamyon) ve hava kargo seçenekleri vardır, eşyanın hacmine ve aciliyetine göre ayrılır.

Uluslararası nakliyat için eşya listesi, beyan değeri ve evrak önceden hazırlanır; sigorta poliçesi beyan değeri üzerinden düzenlenir. Çok parçalı sevkiyatta Belçika Başkonsolosluğu Taşımacılığı planı, hangi kolilerin hava kargoyla önce gideceğini, hangilerinin karayoluyla geleceğini belirler. Süre ve gümrük işlemleri konusunda kesin söz vermek yerine, misyonun ilgili makamlardan alacağı belgelerin durumu esas alınır.

Belçika Başkonsolosluğu Depolama Hizmeti

Depolama, görev değişimlerinde ve tadilatlarda eşyanın boşta kalan sürede güvenle bekletilmesini sağlar. Euronak'ın deposu yalnızca İstanbul'dadır ve 3.000 m² kapalı alandır. Ayrılan personelin eşyası, yeni atanan kişi konut bulana kadar koliler, mobilyalar ve etiketli kasalar halinde burada tutulabilir.

Restorasyon için boşaltılan başkonsolosluk binasında masalar, dolaplar ve kolilenmiş malzeme, çalışmalar bitene kadar depoda kalır. Giriş sırasında her parça listeye yazılır, mühürlü arşiv kolileri ayrı rafa alınır. Binaya dönüş zamanı gelince liste esas alınarak parçalar katlara göre sevk edilir ve söküm yapılan mobilyaların kurulumu taşıma ekibince tamamlanır.