BAE Başkonsolosluğu Taşımacılığı: Planlama ve Uygulama Rehberi

BAE Başkonsolosluğu Ofis Taşımacılığı

Taşıma gününden üç hafta geriye gidip takvimi çizmek, BAE Başkonsolosluğu Taşımacılığı işinde ofis taşımanın ilk adımıdır; çünkü vize ve konsüler hizmet bölümlerinin kesinti olmadan yeni binada açılması ancak sıralı bir planla mümkün olur. İlk hafta bölüm bölüm envanter çıkarılır, ikinci hafta oda ve birim adı yazılı koli etiketleri dağıtılır, son gün masalar ve dosya dolapları hazırlanır.

Hafta sonu ya da resmî tatil, hizmet günlerini korumak için çoğu zaman tercih edilir ve önceden planlanır. Misyonun güvenlik sorumlusuyla araç girişi, kimlik kontrolü ve çalışma alanları konusunda eşgüdüm kurulur. Ülkeden gelen yeni ofis mobilyasının kurulumu ile eski mobilyaların ayrılması aynı günlerde yürür: yeni parçalar yerleştirilirken eskiler etiketlenip depoya ya da başka bir birime yönlendirilir. Konsolosluk taşıma hizmetimiz ve ofis taşıma hizmetimiz bu sırayı kurar; söküm ve kurulumu taşıma ekibi yapar.

BAE Başkonsolosluğu Arşiv ve Gizli Evrak Taşıma

Arşiv ve gizli evrak taşıma, kolilerin içeriğine hiç dokunulmadan, tutanakla ve görevli refakatinde nakledilmesi demektir; bu kurum için en hassas başlık da budur. Gizli evrakı misyonun kendi görevlileri ayıklar, koliler ve mühürler de onlarca hazırlanır. Taşıma ekibi bu kolileri açmaz, içeriğini görmez, yalnızca mühür ve numara kontrolü yapar.

Sıradan arşiv için mühürlenebilir arşiv kolileri kullanılır; her kolinin numarası teslim tutanağına yazılır. Arşiv taşımacılığı işinde yeni binada raf düzenine göre sıralı yerleştirme yapılması, belge aramayı sonradan kolaylaştırır. Gizli evrak kolileri çoğu kurumda ayrı araçta ya da ayrı yükleme sırasında tutulur.

Karar yine misyonun güvenlik birimine aittir.

• Misyon görevlileri koli içeriğini hazırlar, mühürler ve numaralandırır.
• Yükleme ve teslimde her koli tutanağa göre sayılır.
• Mühürlü koliler görevli refakatinde, kapalı ve ayrı yüklenir.
• Mühür bütünlüğü teslimde misyon görevlisi tarafından kontrol edilir.

BAE Başkonsolosluğu Bilgi İşlem Ekipmanı Taşıma

Bilgi işlem ekipmanı taşıma, bilgisayar, sunucu ve ağ dolaplarının güvenle yeni yere ulaştırılmasıdır; konsolosluk işleyişi bu cihazlara bağlı olduğu için bu bölüm planın en riskli kısmıdır. Sistemlerin kapatılması, yedeklenmesi ve kablolarının etiketlenmesi misyonun kendi teknik ekibine aittir. Taşıma ekibi bu hazırlıktan sonra devreye girer.

Cihazlar köpük koruyucu ve balonlu naylonla sarılır, ekranlar özel kesim karton kaplamayla korunur, sunucular dolap içinde sabitlenerek taşınır. Bilgisayar taşımacılığı sırasında seri numaraları taşıma listesiyle karşılaştırılır. Kurulumdan sonra cihazların açılması ve ağ ayarları yine misyonun teknik ekibindedir.

• Misyonun teknik ekibi sistemleri kapatır ve yedeklerini alır.
• Her cihaz ve kablo, oda ve birim adıyla etiketlenir.
• Ekran ve sunucular köpük ve balonlu naylonla ayrı ayrı korunur.
• Seri numaraları yükleme ve teslimde taşıma listesiyle kontrol edilir.

BAE Başkonsolosluğu Diplomatik Personel Ev Eşyası Taşıma

Diplomatik personel ev eşyası taşıma, görev süresi biten ve ülkesine dönen ya da İstanbul'a yeni atanan çalışanın evinin paketlenip taşınmasıdır; takvim burada eşyadan önce belgelere bağlıdır. Misyonun ilgili makamlardan alacağı belgelere göre uygun tarih belirlenir. Gümrük ve izin süreçlerini taşıma firması değil, misyon ve çalışan yürütür.

Paketleme için askılı elbise kolisi, kapitone battaniye, streç film ve karton variller kullanılır. Tabak, bardak ve cam eşya balonlu naylonla ayrılır. Çalışan tayin tarihine yakın bir zamanda taşıma yapacaksa, evin boşalması ile yeni evin hazır olması arasındaki boşluk planlanmalıdır. Eşyalar oda adı yazılı kolilerle numaralanır, yeni evde yerleşim kolaylaşır.

BAE Başkonsolosluğu Konut ve Rezidans Taşıma

Başkonsolos konutu ve temsil eşyasının taşınması, genel ev taşımasından farklı olarak her parçanın ayrı koruma gerektirdiği bir iştir; villa ya da rezidans fark etmeksizin ağırlıklı risk, sanat eseri ve kırılgan parçalardadır. Girişte keşif yapılır, merdiven genişliği, asansör ölçüsü ve cephe erişimi görülür. Gerekirse dış cephe mobil asansörü kullanılır.

Tablo, antika mobilya, piyano ve kristal eşya için standart koli yeterli olmaz. Antika eşya taşıma hizmetimiz kapsamında parçalar kapitone battaniye, köpük koruyucu ve özel kesim karton kaplamayla sarılır; kıymetli parçalar ahşap sandık ya da QR kod etiketli kontrplak sandığa yerleştirilir. Davetlerde kullanılan takımlar için ayrı kasa düzeni kurulur.

• Tablolar özel kesim karton kaplama ve köpükle çerçeveden korunur.
• Kristal ve porselen balonlu naylon ve plastik kasalarla taşınır.
• Piyano ve ağır antikalar için ahşap sandık ya da kapitone koruma kullanılır.
• Her sandık QR kod etiketiyle envanterde izlenir.

BAE Başkonsolosluğu Uluslararası Eşya Gönderimi

Uluslararası eşya gönderimi, İstanbul'daki bir ev ya da ofis eşyasının Abu Dabi'ye ve ülkenin diğer şehirlerine ulaştırılmasıdır. Birleşik Arap Emirlikleri'nin başkenti Abu Dabi'dir ve BAE Başkonsolosluğu Taşımacılığı kapsamındaki görev dönüşü gönderimleri bu yönde planlanır. Dönüş yapan çalışan için, eşyanın hangi yolla gideceği ilk karardır.

Karayolu, deniz yolu konteyner ve hava kargo ayrı özelliklere sahiptir: hava kargo az hacimli, acil eşyaya; konteyner büyük hacimli ev eşyasına uygundur. Uluslararası nakliyat hizmetimiz ile gönderim yapılırken eşya listesi ve beyan değeri hazırlanır, sigorta poliçesi bu değer üzerinden düzenlenir. Gümrük belgeleri ve izinler misyonun ilgili makamlarından alınır.

BAE Başkonsolosluğu Depolama Hizmeti

Depolama hizmeti, taşıma ile yeni yerleşim arasında eşyanın güvenli biçimde beklemesini sağlar; konsolosluk için görev değişimi ve ofis tadilatı bu boşlukların en sık yaşandığı iki durumdur. Euronak'ın depolama hizmeti yalnızca İstanbul'daki 3.000 m² kapalı depoda verilir. Ayrılan çalışanın eşyası, yeni atanan çalışanın konutu hazır olana kadar burada bekletilebilir.

Ofis tadilatında mobilya ve kolilenmiş malzeme, bölüm adına göre etiketli olarak depoya alınır. Ülkeden gelen yeni mobilyaya yer açmak için ayrılan eski mobilyalar da burada tutulabilir. Eşya depolama hizmetimiz ile eşya tadilat bitince aynı etiket düzeniyle geri getirilir. Mühürlü evrak kolilerinin depolanıp depolanmayacağı misyonun güvenlik kararına bağlıdır.