1. Taşıma öncesi organizasyon
Sorumlular ve iş planı
- Şirket içi taşınma sorumlusu ve her departmanın temsilcisini belirleyin. Karar, iletişim ve onay akışını tek plan üzerinde toplayın.
- Kritik operasyonları, müşteri iletişimini ve kesintiye tahammülü olmayan işleri listeleyin. Aşamalı taşınma veya geçici çalışma alanı ihtiyacını değerlendirin.
- Yeni ofisin yerleşim planında departman, masa ve cihaz konumlarını işaretleyin. Mobilya ölçülerinin ve geçiş alanlarının yeni yere uyduğunu kontrol edin.
- Her iki binanın yönetimiyle yükleme alanı, asansör rezervasyonu, güvenlik girişi ve çalışma saatlerini teyit edin. Hafta sonu veya mesai dışı plan için ayrıca onay alın.
Envanter ve teklif
- Masa, dolap, sandalye, arşiv ve elektronik cihazlara demirbaş kodu verin. Mevcut durum fotoğraflarını ve teslim sorumlusunu envantere ekleyin.
- Söküm-montaj, özel ambalaj, nakliye, geçici depolama ve vergi kalemlerini teklifte ayırın. Sunucu, kasa veya hassas ekipmanı ayrıca bildirin.
- Gizli evrakı, kişisel veri içeren dosyaları ve erişimi sınırlı cihazları sınıflandırın. Yetkili kişileri ve mühürlü teslim yöntemini şirket politikanıza göre belirleyin.
- Sigorta kapsamı, beyan değerleri, teslim kontrolü ve eksik ya da hasarlı durumda izlenecek yöntemi yazılı olarak netleştirin.
Not: İş kesintisini azaltmak bir planlama hedefidir; hiçbir geçişi ön hazırlık olmadan kesintisiz kabul etmeyin.
2. Paketleme ve taşıma günü
Bilişim ve kolileme
- Bilişim ekibine veri yedeklerini tamamlattırın ve geri yükleme kontrolünü yaptırın. Kritik sistemlerin kapatma ve yeniden açma sırasını belirleyin.
- İnternet, telefon ve ağ altyapısının yeni adreste hazır olmasını sağlayın. Fiziksel cihaz taşımasının yazılım kurulumu veya ağ yapılandırmasını kapsadığını varsaymayın.
- Bilgisayar, ekran ve kabloları kullanıcı veya masa koduyla eşleştirin. Kablo bağlantılarını sökmeden fotoğraflayın; parçaları ayrı ama ilişkilendirilmiş ambalajda tutun.
- Kolilere departman, oda, masa kodu ve öncelik yazın. Arşiv kutularının dışına gizli içerik dökmek yerine şirket içi referans kodu kullanın.
Kontrollü sevk
- Yükleme başlamadan ekip sorumlularıyla güzergâhı ve etapları paylaşın. Ortak alan korumasını ve güvenli geçişleri kontrol edin.
- Yüklenen demirbaşları envanterden işaretleyin; gizli evrak ve özel cihazlar için teslim zincirini kayıt altında tutun.
- Yeni ofiste ürünleri onaylı plana göre bölümlere dağıtın. Öncelikli çalışma alanları ve temel iletişim ekipmanlarının yerleşimini öne alın.
- Eski ofiste dolap içleri, kilitli odalar, arşiv ve ortak depoları son kez kontrol edin. Anahtar, giriş kartı ve sayaç teslimini kayıtla tamamlayın.
Not: Teknik söküm, veri işlemleri ve ağ kurulumu yetkin ekiplerin sorumluluğunda yürütülmeli; görev sınırları taşınma öncesinde belirlenmelidir.
3. Yeni ofiste teslim ve açılış
Fiziksel ve teknik kontroller
- Demirbaşları departman bazında sayın ve kodlarını karşılaştırın. Eksik, hasarlı veya yanlış odaya bırakılmış parçaları tek takip listesine alın.
- Mobilya bağlantılarını, dolap kapaklarını ve çalışma masalarının güvenliğini kontrol edin. Acil çıkış ve geçiş yollarının açık kaldığını doğrulayın.
- Bilişim ekibiyle internet, telefon, yazıcı, erişim yetkileri ve kritik sistemleri test edin. Veri yedeğinden dönüş gerektiren durumlar için sorumluyu hazır bulundurun.
- Teslim tutanağına açık maddeleri yazın; fotoğraf, ilgili envanter kodu ve çözüm sorumlusunu ekleyin. Sözleşmedeki bildirim süreçlerini izleyin.
Operasyonun yeniden başlaması
- Çalışanlara yeni ofis planını, güvenlik girişini ve çalışma düzenini iletin. İlk iş gününde departman temsilcilerinden eksik listesini toplayın.
- Müşteri, tedarikçi ve düzenli teslimat kayıtlarındaki adresleri güncelleyin. Şirketin resmî adres ve kayıt işlemlerini yetkili danışmanınızla planlayın.
- Sözleşme, fatura, envanter ve teslim belgelerini şirket arşivine ekleyin. Geçici depoya gönderilen eşyanın geri teslim takvimini ayrıca takip edin.
- Açık maddeler tamamlandığında kapanış kontrolü yapın. Ambalajları şirketin atık ve bilgi güvenliği kurallarına uygun şekilde ayırın.
Not: Bu belge operasyonel bir kontrol listesidir; iş güvenliği, kişisel veri koruma ve resmî adres işlemleri için yetkili uzmanların değerlendirmesi gerekir.